Под операционной деятельностью организации понимается вся деятельность компании, направленная на получение прибыли, за исключением операций на финансовом рынке и инвестиционной деятельности. Иными словами, это все процессы производства, осуществления закупочной деятельности, внешней и внутренней логистики. К операционной деятельности относятся и все обеспечивающие процессы, такие как проведение ремонтов и технического обслуживание оборудования, реализация строительно-ремонтных работ, генерация электро- и тепловой энергией для внутренних нужд и т.д. Структура и состав операционной деятельности определяется, с одной стороны, отраслевой принадлежностью организации, с другой – спецификой конкретной компании.
Мы специализируемся на повышении эффективности подобных операций. Под термином «эффективность операции» мы понимаем отношение результатов той или иной деятельности к затратам на её осуществление. Конкретные показатели эффективности выбираются исходя из специфики объекта воздействия, а также целей компании-заказчика – это может быть отношение скорости доставки продукции к затратам на её осуществление, времени бесперебойной работы оборудования к затратам на проведение ремонтов, производительности сотрудников конкретного подразделения к их ФОТ и т.д. Нами накоплен богатый опыт выполнения проектов по максимизации соответствующих показателей.
Когда имеет смысл реализация подобных проектов:
- Актуальна задача по снижению затрат на осуществление различного рода процессов и операций;
- Существуют подозрения в том, что какое-либо подразделение работает с недостаточно высокой производительностью, либо процесс выполняется с завышенным уровнем расхода материальных ресурсов;
- Необходима проверка качества реализации какой-либо из функций в целом, либо конкретного подразделения или контрагента, в частности;
- Имеют место значительные и слабо предсказуемые колебания затрат в компании, в том числе при реализации конкретных проектов;
- Отсутствует активность сотрудников, направленная на совершенствование текущей деятельности;
- Выявлена конкретная проблема, измеряемая в негативной динамике тех или иных показателей (растет производственный травматизм, затягиваются сроки реализации проектов, усугубляется уровень непроизводительных потерь ТМЦ);
- пр.
Пути и методы повышения эффективности выбираются консультантами в зависимости от конкретной задачи и объекта, на который необходимо воздействовать. Кроме того, в соответствие с методологией системного подхода прогнозируется факторы обратной связи, с тем, чтобы локальные улучшения отдельных элементов в организации не повредили совокупной эффективности операционной деятельности.
Алгоритм выполнения проектов:
1. Изучение проблемы
На данном этапе производится согласование целей и задач с заказчиком, а также осуществляется глубокий аудит текущих практик. Инструменты аудита выбираются в зависимости от полученного задания и включают в себя анализ соответствующей документации, изучение текущих практик, серию интервью с задействованными в выполнении операции сотрудниками.
- Проводится детальное изучение, с одной стороны, действующих регламентов и инструкций, с другой стороны, анализируется фактическая действующая практика их выполнения. Особое внимание уделяется анализу конкретных операций, выполняемых сотрудниками, зон перехода полномочий и ответственности, качеству системы соответствующего документооборота;
- Изучается и анализируется статистическая информация, связанная с предметом аудита. Консультанты получают исходные данные как из управленческой и официальной отчетности заказчика, так и, в зависимости от необходимости, формируют их методами прямого наблюдения и измерения.
Дополнительно:
- При выполнении проектов связанных с эффективностью персонала может производиться оценка сотрудников в соответствие с необходимыми для выполнения конкретной задачи методиками (оценка компетенций, тестирование на понимание инструкций, оценка команд, пр.);
- При выполнении проектов связанных с темой экономической безопасности может проводиться моделирование производственных ситуаций. Подобная работа, как правило, ведется в тесном взаимодействии со службой внутренней безопасности организации;
- При необходимости проводятся дополнительные мероприятия, связанные с получением необходимой для работы информации – поиск альтернативных контрагентов, проведение испытаний качества закупаемых ТМЦ, строительные экспертизы, пр.
2. Выявление возможностей для совершенствования
На данном этапе консультанты анализируют данные, полученные в процессе аудита с целью выявления всех возможных резервов повышения эффективности по направлениям:
- Несовершенств текущей практики исполнения операций: наличие нерациональных способов выполнения той или иной деятельности, недостатки в контрольно-учетной системе, системе документооборота, пр.;
- Наличия потенциальных потерь вследствие невнимательности персонала, нарушений требований регламентов и инструкций, халатности, пр.
- Возможностей хищений материальных ресурсов, потенциальных потерь заказчика от взаимодействия с недобросовестными контрагентами, оценивается вероятность различного рода сговоров, выявляются иные потенциально коррупциогенные практики.
На данном этапе формируются:
- Стоимостные оценки потерь от выявленных неэффективных операций и процедур, нерационального расходования ресурсов и использования имеющихся активов;
- Классификации причин и факторов, влияющих на снижение эффективости исследуемых процессов;
- Анализ потерь по текущим рискам (сроки и качество выполняемых операций, качество подрядчиков, срывы контрактов, производственная безопасность, пр.);
3. Реализация проекта изменений
На данном этапе консультантами формулируются предложения по повышению эффективности, полученные в результате предыдущей работы. Заказчик получает описание мер, необходимых к внедрению, и прогноз результатов их внедрения. Как правило, при выполнении сложных проектов, защите проекта предшествует ряд согласований с заказчиком промежуточных результатов работы. Финальная защита предполагает достижение консенсуса по поводу разумности и обоснованности предлагаемых мер.
По результатам защиты проекта консультантам может быть поручено непосредственное исполнение данных рекомендаций в составе управленческой команды предприятия-заказчика. Условия подобной работы и контрольные показатели, которые необходимо достигнуть -оговариваются дополнительно.
